Turismo MICE: las 10 tendencias que redefinen los eventos sostenibles

Ese fue uno de los ejes de una nueva edición de AOCA Global Sessions, donde Álvaro Rojas, gerente general del Centro de Convenciones de Costa Rica, operado por Grupo Heroica, y vicepresidente del Buró de Convenciones de Costa Rica, presentó las principales transformaciones que atraviesan a los eventos responsables, con Mercedes Lanzani, vicepresidenta de Asociaciones de COCAL y Vocal Titular 1° de AOCA, como moderadora.

La exposición se complementó con la presentación del e-book Las 10 tendencias para eventos corporativos sostenibles y responsables en 2026, una guía técnica elaborada por Rojas que propone pasar de las declaraciones de sustentabilidad a decisiones capaces de ser medidas, auditadas y comunicadas.

Medir el impacto de los residuos

La primera tendencia es la incorporación de un Waste Management Report por evento. La lógica supone dejar atrás una gestión de residuos que históricamente permaneció invisible una vez terminado el encuentro y comenzar a registrar qué se genera, cuánto, dónde termina y qué proporción logra recuperarse.

El desafío no es menor: los eventos presenciales generan, en promedio, entre 0,5 y 2 kg de residuos por asistente por día. De allí que la trazabilidad pase a convertirse en un indicador de desempeño: los reportes deben identificar y clasificar residuos, medirlos por peso, determinar las tasas de desvío del relleno sanitario, documentar el destino final y los gestores involucrados, calcular emisiones evitadas y extraer aprendizajes para futuras ediciones.

La premisa es avanzar en una jerarquía que priorice prevención, reducción, reutilización y reciclaje o compostaje, dejando la disposición final como último recurso. Entre los KPI aparecen los residuos por asistente, la tasa de desvío, la proporción no aprovechable, los orgánicos compostados y las emisiones evitadas. En recintos con sistemas avanzados, el documento señala que tasas de aprovechamiento superiores al 70% son posibles.

Hacia la gastronomía de bienestar

Dos tendencias están directamente relacionadas con la gastronomía. La primera propone seleccionar el menú con conciencia sobre su impacto ambiental, teniendo en cuenta que los alimentos inciden sobre la huella de carbono e hídrica, el uso del suelo y la generación de residuos.

El nuevo modelo prioriza productos locales y estacionales, cadenas de abastecimiento más cortas y una lógica plant-forward, donde vegetales, legumbres y granos ganan protagonismo y las proteínas animales se incorporan de manera más estratégica. A ello se suma la planificación de porciones y consumos para combatir el desperdicio alimentario.

Pero el e-book suma una segunda evolución: la gastronomía de bienestar. El menú deja de ser simplemente una pausa placentera para transformarse en una herramienta vinculada con el propósito de la reunión. Una sesión creativa, una jornada de capacitación, un encuentro de networking o una reunión ejecutiva no necesariamente requieren la misma alimentación.

Así aparecen los menús funcionales: propuestas más ligeras para estimular creatividad y energía sostenida; alimentos que favorezcan concentración en sesiones ejecutivas; finger food de fácil consumo para networking; o una secuencia de comidas e hidratación diseñada para reducir la fatiga en jornadas extensas. La alimentación pasa a integrarse al diseño de la experiencia y al rendimiento del asistente.

La sede deja de ser una decisión meramente logística

La cuarta tendencia cambia también la forma de seleccionar un centro de convenciones o venue. Capacidad, ubicación, precio y calidad de los servicios continúan siendo relevantes, pero ya no resultan suficientes. (Turismo MICE: cómo pueden las agencias de viajes competir en un negocio de alto valor)

Rojas propone incorporar un verdadero due diligence sostenible que permita comprobar cómo el recinto mide y reduce su huella de carbono, gestiona los residuos, utiliza la energía, entrega información verificable y respalda sus prácticas mediante metodologías o certificaciones.

La magnitud de esta elección puede ser considerable. Según los datos recopilados en la guía, un evento presencial de 200 personas durante un día puede generar por la operación de una sede convencional alrededor de 1,67 toneladas de CO, frente a 0,83 toneladas en un recinto diseñado y operado con criterios avanzados de eficiencia energética y gestión ambiental, una diferencia superior al 50%.

Además, la sostenibilidad de una sede también comprende la accesibilidad: desde rampas, pasillos y sanitarios hasta señalización accesible y soluciones que permitan una participación en igualdad de condiciones. En ese sentido, el concepto deja de limitarse al ambiente para incorporar inclusión y eliminación de barreras.

Movilidad: el mayor impacto puede ocurrir antes de llegar al evento

La movilidad ocupa un lugar central porque el transporte de los asistentes puede representar cerca del 57% del impacto total de carbono de un evento presencial. (Turismo sostenible: los jóvenes hablan, pero los mayores hacen)

Por eso, la propuesta establece una jerarquía. Primero, analizar qué actividades realmente necesitan presencialidad; luego, escoger destinos y sedes que minimicen desplazamientos; priorizar caminabilidad y transporte público; y finalmente optimizar aquellos traslados motorizados que resulten inevitables.

Esto puede traducirse en hoteles ubicados a distancia caminable, pases de transporte público incorporados a las acreditaciones, rutas peatonales claramente comunicadas, carpooling o shuttles con recorridos cortos y altos niveles de ocupación.

El paso siguiente es medir el comportamiento de movilidad, incluyendo participación en carpooling, ocupación de buses, rutas y distribución de los diferentes modos de transporte.

Comunicar la sostenibilidad para convertir al asistente en protagonista

Una infraestructura sostenible puede resultar insuficiente si el participante no sabe cómo utilizarla. Por eso, la sexta tendencia pone el foco en una comunicación diseñada antes, durante y después del encuentro.

La sede debe explicar de manera visible cómo funcionan sus sistemas, mientras que el organizador tiene que preparar al público antes del evento, facilitar su participación durante la experiencia y posteriormente devolverle resultados sobre el impacto conseguido.

El e-book advierte sobre cuatro errores recurrentes: asumir que las personas ya saben cómo actuar, comunicar demasiado tarde, recurrir a un tono culpabilizador y no demostrar posteriormente qué impacto tuvieron las acciones individuales. La señalización, los mensajes simples y hasta la presencia de embajadores de sostenibilidad deben reducir fricciones y facilitar comportamientos responsables.

Certificaciones: del discurso sostenible a la verificación

Otra transformación pasa por las certificaciones específicas para eventos, concebidas no como un elemento promocional, sino como mecanismos externos capaces de demostrar que aquello que una organización comunica efectivamente ocurre.

La guía toma como ejemplo la Bandera Azul Ecológica – Eventos Sostenibles de Costa Rica, junto con esquemas de carbono neutralidad, gastronomía sostenible y otros reconocimientos. El valor está en transformar acciones operativas en evidencias comparables y verificables. (Turismo sostenible: ¿estándar de calidad o proteccionismo encubierto?)

La tendencia alcanza incluso a los contratos: criterios ambientales, certificaciones y obligaciones de aportar evidencia pueden incorporarse a los procesos de selección y contratación de proveedores. Así, el sello deja de ser un “nice to have” para transformarse también en una herramienta de gestión de riesgos y reputación.

Proveedores: la sostenibilidad también se terceriza

La octava tendencia coloca bajo la lupa a toda la cadena de suministro. Según la guía, los proveedores de audiovisuales, montaje, catering, impresión, transporte o mobiliario pueden concentrar entre el 40% y el 60% de la huella total de un evento, debido al consumo energético, materiales, residuos y logística.

Esto modifica el procurement tradicional. A costo, calidad y confiabilidad se suma un cuarto criterio: cómo produce el proveedor, qué impacto genera y qué capacidad tiene para medirlo y reducirlo.

El cambio alcanza a prácticamente todos los rubros: iluminación LED y equipos audiovisuales eficientes; stands modulares y reutilizables; papeles certificados y gráficas diseñadas para utilizarse en varias ediciones; alquiler de mobiliario; plantas vivas en lugar de decoraciones descartables; políticas de reducción de plásticos y desperdicio en catering; y transporte con rutas y consumos optimizados.

También se revisan los tradicionales regalos promocionales: priorizar producción local, materiales reciclables y objetos realmente útiles o, cuando no exista una justificación clara, directamente sustituirlos por experiencias o alternativas digitales.

Del impacto ambiental al legado social de los eventos

La novena tendencia amplía definitivamente la conversación: un evento no es sostenible si únicamente reduce su impacto ambiental.

La propuesta consiste en abandonar acciones sociales puntuales o meramente simbólicas y avanzar hacia un esquema de valor compartido, en el que el encuentro funcione como puente entre empresas, comunidades, conocimiento, talento e inversión.

Una de las herramientas propuestas es aprovechar la concentración de conocimiento que genera un congreso para vincular profesionales con escuelas técnicas, universidades y jóvenes mediante mentorías, masterclasses, pasantías o programas de desarrollo de talento.

El impacto puede extenderse a compras locales, participación de mipymes y emprendimientos, conexiones B2B, desarrollo de proveedores, voluntariado estructurado, visibilización de organizaciones sociales y planificación de una segunda vida para equipamiento o infraestructura utilizada durante el encuentro.

El objetivo es que el evento no pase simplemente por el destino, sino que deje capacidades y oportunidades una vez terminado.

Reportar después del evento: demostrar lo que realmente ocurrió

La décima tendencia completa el circuito mediante un reporte post-evento dirigido a los diferentes grupos de interés. La sostenibilidad no termina cuando se desmonta el escenario: debe analizarse, documentarse y comunicarse. (Turismo MICE: el desafío de medir retornos)

Y las audiencias no son iguales. La alta dirección busca indicadores relacionados con riesgos, eficiencia y reputación; clientes y patrocinadores quieren evidencia de impacto; los asistentes necesitan conocer el resultado de sus acciones; los proveedores requieren feedback; las comunidades quieren saber qué quedó en el territorio; y los equipos internos necesitan aprendizajes para mejorar futuras ediciones.

El reporte debe evitar el tono exclusivamente promocional e incluir también qué no funcionó, limitaciones y oportunidades de mejora. Entre los errores que pueden restarle credibilidad aparecen presentar porcentajes sin valores absolutos, omitir dificultades, utilizar lenguaje publicitario o no vincular los resultados con decisiones concretas.

Eventos sostenibles: de una tendencia a un estándar de competitividad

Las diez tendencias convergen finalmente en una misma idea: la sostenibilidad ya no funciona como una suma de acciones independientes. Sede, gastronomía, movilidad, proveedores, residuos, comunicación, certificaciones, impacto social y reportabilidad forman parte de un sistema que puede reforzar –o contradecir– el posicionamiento de una organización.

De hecho, la guía sostiene que la sostenibilidad dejó de ser un elemento diferenciador para convertirse en un estándar mínimo de coherencia. El desafío para 2026, por lo tanto, no pasa simplemente por realizar eventos “más verdes”, sino por diseñar encuentros conscientes de su impacto y capaces de demostrar con datos el valor ambiental, económico y social generado.